Management van outsourcing

Met inmiddels 6 jaar ervaring in gespecialiseerde outsourcing, krijgen we steeds meer vragen voor het outsourcen van bedrijfskristische applicaties. Het gaat dan niet alleen om het beheer, maar vooral ook om doorontwikkeling van de applicatie. En dan is alleen een accountmanager in Oekraine of Roemenie niet voldoende. Om een outsourcing project succesvol te laten verlopen is het volgens ons essentieel dat je met name in de begin maanden extra tijd steekt in het leren kennen van de klant organisatie, structuur en de functionele aspecten van de te outsourcen applicatie.

Business Proces Outsourcing (BPO)

Outsourcen is een effectieve manier om nieuwe markten te betreden, distributiekanalen en competenties verder te ontwikkelen, posities te versterken en doelstellingen te behalen. Outsourcen is niet alleen het eenmalig afnemen van een product of enkelvoudige dienst. Bij Business Proces Outsourcing (BPO), offshoring van systeemontwikkeling of -beheer of het uitbesteden van de HR-administratie is er sprake van een langdurige relatie met meervoudige dienstverlening die gedurende de looptijd kan veranderen. Outsourcen is dan ook een vorm van samenwerken tussen organisaties met bijbehorende kritische succesfactoren. Samenwerken betekent voor ons vooral dat je veel openheid betracht en dat betekent in de praktijk dat de klant bij ons meegaat naar het land van outsourcing; kennis maakt met "zijn" programmeurs; kennis maakt met de omgeving, om elkaar beter te leren kennen en te begrijpen maar ook om een teamgeest te bewerkstelligen.

Vormen van samenwerking

Opportunistische samenwerking: De minst ontwikkelde vorm. Bovenaan staan interne doelen en eigen activiteiten en initiatieven worden niet gedeeld of gecombineerd. Succes wordt gemeten aan de hand van de eigen winst en er wordt niet veel geïnvesteerd in een langdurige relatie met de andere partij. Er is niet of nauwelijks geïnvesteerd in kennis, kunde en vaardigheden. Er wordt getracht eigen modellen op te dringen aan de ander, in plaats van gezamenlijke modellen te ontwikkelen. Er is vaak sprake van aandacht voor slechts enkele van de kritische succesfactoren. Veelal de harde factoren, zoals het juridische contract en service level afspraken.

Systematische samenwerking: Beide betrokken partijen erkennen dat het resultaat van de samenwerking een op zichzelf staande doelstelling is. Beide organisaties pakken een samenwerking gestructureerd en systematisch aan. Dit mondt uit in bijvoorbeeld een aparte regieorganisatie die zich continu en alleen maar met de outsourcing bezig houdt en de plannen maakt en bijstelt.

Volwassen samenwerking: Samenwerken is de nieuwe manier geworden om zaken te doen. Samenwerking wordt - in alle geledingen van de organisaties - niet meer alleen gezien als een onderdeel van het management, maar van de cultuur. ‘Dit is zoals wij werken.' Teams die zich met de samenwerking bezig hielden worden ontbonden en het management en de uitvoering worden in de lijn neergelegd.

Volwassen samenwerking

Daar ligt uiteindelijk de oplossing. En dat kun je volgens mij alleen bewerkstelligen door de klant aan de hand mee te nemen, samen continue de vraagstukken en uitdagingen bespreken, als ook de bereikte doelen en de toekomstige doelen. Vooral kleine organisaties met onvoldoende "ICT-kracht" passen binnen dit plaatje. Soms moet je je ook afvragen hoe groot je als "outsourcing leverancier" wilt groeien, want misschien ligt die kracht van volwaasenheid juist in het kleinschalig zijn en blijven. Kwaliteit versus kwantiteit.